先輩職員の声Member

業務の先にいる相手を想像し、より良い学修環境を提供したい

2020年採用

経営マネジメント本部 人事課

2020年4月に大正大学へ入職し、研修後、同年6月に総合学修支援部配属となりました。業務としては配属後から現在に至るまで第Ⅰ類科目の運営補助FD実施など教育改善に関する業務、チューターを中心に実施する学修支援のサポートを担当していました。
コロナ禍での入職だったため、配属後は急遽オンライン授業となったことによる対応と通常業務の両立であっという間に1年目が過ぎていきました。「Zoomを使用する授業にアクセスできない」など学生からの問い合わせ対応を行いつつ、例えば入学前教育では課題の提出状況や教員の添削結果の返却作業、FDではより良い授業を行うため教員を対象とした研修の実施などを通常業務として行っていました。
2024年4月から人事課に異動となり、勤怠管理・社会保険・教員採用などの業務を担当しています。教学部門から管理部門の異動となり業務内容は大きく変わりましたが、基本的な姿勢として自分の業務が誰に・どんな影響を与えるのか、何のためにこの業務をしているのか目的を意識して業務に取り組んでいます。

これまでのキャリア

2020年4月

総務部 人事課

大学理解、各部署の業務理解(研修)

2020年6月

総合学修支援部 総合学修支援課

第Ⅰ類科目授業運営、入学前教育、FD、授業評価アンケート

2020年9月

総合学修支援部 共通教育推進課

第Ⅰ類科目授業運営、入学前教育、FD、授業評価アンケート

2023年6月

総合学修支援部 共通教育課

第Ⅰ類科目授業運営、FD、学修支援業務

2024年4月~現在

経営マネジメント本部 人事課

勤怠管理、社会保険、教員採用

配属部署は当時の名称です。

現在、担当している業務内容は

大きく分けて3つの業務を行っています。
  1. ①勤怠管理
    勤務の管理はシステムを利用して管理を行っています。出退勤や休日などの申請がされているか、残業をどの程度しているのかという毎月の管理に加え、年間休日数や勤務体制に関する全職員への案内、新規採用者が円滑に勤務できるように各種書類の準備や契約内容を確認して大学の勤務体制や管理方法について説明を行っています。大学には通常の職員だけではなく教員や専門職など様々な雇用形態があるため、契約内容と勤怠管理に齟齬が出ないように細心の注意を払っています。
  2. ②社会保険
    恒常的な業務としては新規採用者の社会保険加入手続きや加入によって発生する掛金額の計算などです。その他、加入者(教職員)からの問い合わせ対応も行っています。
    手続きを一歩間違えれば社会保険に加入できない、病気やケガをした時の給付が下りない状況になりかねません。一方で様々な社会保険に関する手続きは加入者の状況によってパターンが複雑化しており、手続きを正確にかつスピーディーに行うことが求められます。そのため手続き内容やその根拠となる社会保険制度について研修などに積極的に参加することで理解を深めています。
  3. ③教員採用
    教員の採用業務では、採用担当の教員と連携を取りながら業務を進めています。各書類の準備、選考会議・面接のセッティング、応募者と事務手続き上のやり取りが中心です。未来の学科を担う人材採用が叶うように、採用担当の教員のサポートを意識して業務にあたっています。

業務で大切にしていることは

自分の業務の先にいる相手を常に意識することです。
大学職員というと、学生と関わる職種というイメージを持つ方が比較的多いと思います。私自身、就職活動を行っている時はそのイメージを少なからず持っていました。ところが実際に働いてみると学生はもちろんのこと、教員、チューター、他部署の職員など多様な働き方をしている教職員が多いことに気が付きました。立場が違うと同じものを見ていても捉え方が異なるのはどんな仕事にも当てはまると思いますが、特に大学職員は関わる人が多いからこそ、思わぬ捉え方をされる場面もあります。
人事課の仕事で例えると、社会保険に関する手続きには加入者(教職員)本人がやらなければならないことがとても多くかつ複雑です。時には説明した内容と異なる状態で書類を提出されることもあります。その時に相手の捉え方に対して「違います」と指摘するのは簡単ですが、自分の説明をふり返ってみると言葉の使い方が曖昧だった、相手が理解しないまま話を進めてしまったなど原因が見つかることがあります。
業務には必ず「相手」がいます。何かを伝える・依頼する一歩前に、「なぜこれを伝えるのか」目的を整理した上で、相手を想像して「伝わるかな?」と考えてみることで、捉え方のすれ違いを防ぐことができると思います。
すれ違ってしまった時も自分のやり方に固執するのではなく、相手の立場になって業務を見直すことも大事にしています。業務に集中すると視野が狭くなり、つい忘れがちなことではありますが、一旦冷静になって相手を想像する姿勢は今後も持ち続けていきたいです。

印象に残っているエピソード

入職2年目にチューターの勤怠管理のフロー組み立てに携わったことです。チューターが在宅勤務から大学出勤に切り替わったため、勤怠のフローを新たに組み立てる必要があり、担当となった私が案を作成することになりました。チューターの導入が2年目だったこともあり参考になる事例があまりなく、学生時代のアルバイトも管理される側だったため、なかなか管理する側の視点を持つことができずにかなり苦労しました。上司に案を提出した際はフロー作成時の考え方を教えていただいても、その考え方をどう落とし込んだらいいのか具体的方法が思いつかず苦戦しましたが、上司に助言をいただきながら作成したフローに則って勤怠管理が回り始めたときはとても達成感がありました。現在はフローの見直しを定期的に行い、チューターが学修支援に集中できるように環境整備に努めています。チューターから「丁寧な対応をありがとうございます」と声をかけていただいた時は、これからも頑張ろうと思うことができました。また今振り返ってみると、上司から考え方を教えていただいたおかげで、現在も問題が発生したとしても考え方を応用して対処できるようになったと実感しています。

これから実現したいこと

大学としてさらに良い学修環境を提供し続けていくことです。
大学職員の業務は突き詰めると学修を提供し続ける環境整備であると考えています。実際に授業を行う・学生をフォローするのは教員やチューター、担当部署の職員ですが、その環境に問題があれば授業そのものが成り立たなくなる可能性があります。教学部門から管理部門に異動したからこそ学修環境を維持するために提供者である教職員が円滑に働けるような環境づくりをしていきたいと思っています。
そのために研修・セミナーに積極的に参加することで人事関連の知識修得、そして他大学の教職員と情報交換を行っています。特に他大学との交流は悩みを共有でき、アドバイスをいただく場面も多くあります。知識を得るだけでなく、コミュニケーションを通して現場の意見を聞くことはより視野が広がる機会になると感じているため大事にしています。
現在は自分が足りないと感じる業務の理解、知識を付けることに注力していますが、将来的にはより働きやすい環境作りに向けた提案ができるようにし、学生の学修環境維持に還元していきたいです。

オフの日のすごし方

熱しやすく冷めやすい性格なのでよく言えば多趣味・正直に言えば飽き性なのですが、今のところ続いている趣味は読書・落語鑑賞・料理です。特に落語は学部生時代、落語研究会に所属していたため就職してからも落語を定期的に聞いています。お正月は毎年寄席に行き、初笑いの余韻に浸りながら初詣も済ませるのがここ数年の定期イベントになっています。自宅でもオンライン寄席やCDを聞きながら読書をしたり、料理をしたりしているので、もはや落語がBGMとなっている節があります。ちなみに好きな師匠は柳亭市馬師匠と金原亭馬生師匠です。
読書は「私選・夏の50冊」と勝手に称して7月~9月に50冊ほど本を選んで読むようにしています。就職してからは30冊ほどで夏が終わる年もありますが、ゆるゆると続けています。一方でふと気が付いたら新しい趣味を見つけているかもしれません。自分が何に興味を持つか未来が楽しみです。

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sage

就職を考えている
皆さんへ

就職活動は様々な業界を見ることができる良い機会です。働き始めるとそうした機会はなかなか得られないので、一見興味のない業界でも少し覗いてみてほしいです。思わぬところで「面白い!」と感じられるかもしれませんし、その経験が働き始めて活きるかもしれません。
というのも大学職員には多種多様な業務があります。私自身、大学に就職して労務関係の法律や社会保険制度の勉強をすることなんて想像していませんでした。それでも新しい知識を身に付けるのは楽しいですし、ふとした経験がその知識と結びついて伏線回収のような気持ちになることもあります。
一方でどのような業務であっても最終的な目標は共通して「学生の学修・生活を維持していくこと」だと考えています。大正大学は中規模のため学生との距離が近く、どのような部署であっても学生とコミュニケーションを取る機会がある環境だと思います。学生生活や就職活動中に身に付けた知識や経験を、業務を通して学生に還元できる、そんな職場で一緒に働ける日を楽しみにしています。

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